5 conseils pour bien dicter avec son enregistreur numérique

Lors de la dictée, il y a transmission d’informations, qu’il s’agisse notamment d’une expertise médicale, de courrier juridique, de constats immobiliers… Ces informations vocales vont être transcrites au format texte, généralement sous Word.

La dictée comprend donc deux notions qui sont, pour un bon travail, indissociables. Il y a ce qui est dicté, ce que l’on va appeler « la connaissance » qui appartient au professionnel, comme l’avocat, le médecin, l’expert immobilier. L’opératrice de saisie qui assure la transcription des fichiers audio au format Word. à aucun moment elle ne peut intervenir sur ce qui a été dicté. Elle ne peut modifier ni adapter les propos tenus (sauf accords particuliers).

Autre point fondamental, il y a la manière de dicter. Il s’agit donc, en quelque sorte, d’un second métier. Un professionnel peut avoir une parfaite connaissance du contenu mais éprouver quelques difficultés lors de la transmission orale de ses informations.

En tant que professionnel de la transcription audio, il nous semble utile de vous transmettre quelques conseils. Vous pourrez donc mieux dicter ce qui sera bénéfique lors de la transcription.

1. La qualité sonore

Les environnements de travail ne sont pas tous pareils. Un avocat ou un médecin dictera généralement de son cabinet, au calme en ayant pris soin, dans toute la mesure du possible de ne pas être dérangé.

Un expert immobilier ou un expert d’assurance se trouvera plus généralement dans un milieu extérieur lors de sa dictée. Il sera peut-être dans le bruit, en présence d’autres personnes. Un géomètre expert sera sur un chantier, avec du bruit, au sein de discussions entre différents intervenants. Un huissier de justice, lors d’un constat pourra être confronté également à des bruits ambiants, à l’intervention d’autres personnes…

Ces différents paramètres sont donc à prendre en considération. Il y en a d’autres, comme la distance entre le micro et la bouche, l’intensité de la voix lors de la dictée…

Les enregistreurs numériques sont généralement paramétrables. Une bonne connaissance de son appareil permet donc d’obtenir des fichiers audio d’une très bonne qualité même en situation « difficile ».

Le meilleur conseil que l’on puisse donner est de faire des tests et d’écouter son propre enregistrement. Avec un peu de persévérance, la qualité sonore sera atteinte lors des dictées.

2. La vitesse d’élocution

C’est un aspect très important qui aura un impact sur la qualité de la transcription de données audio effectuée par l’opératrice de saisie ou la secrétaire indépendante. Lors d’une dictée, l’on peut rencontrer deux cas de figures.

Soit l’expert n’a pas encore l’habitude de dicter ou le sujet qu’il évoque est compliqué et requiert toute son attention. Il aura alors tendance à parler plus lentement, aura peut-être parfois tendance « à chercher ses mots ». Le débit de l’élocution sera donc plus lent que la normale. Une telle manière de dicter n’aura pas directement une influence négative sur la qualité de la transcription puisque l’ensemble des propos dictés seront bien compris par l’opératrice de saisie donc inévitablement bien transcrits.

Soit l’expert a l’habitude de dicter et il aura donc tendance à parler plus rapidement. Il utilisera sans doute aussi certaines phrases ou expressions plus répétitives. Il pourra, selon ses habitudes, les prononcer plus rapidement, voire trop rapidement.

La question du timing ou de l’emploi du temps est aussi, chez certains professionnels, un facteur qui va déterminer la vitesse d’élocution. Lorsque les expertises se succèdent sur la journée, lorsqu’il y a beaucoup de courriers à dicter, inévitablement, l’avocat, le médecin, l’expert auront tendance à dicter plus vite pour gagner du temps.

C’est un mauvais calcul. Dicter plus vite est une réaction bien compréhensible face à un planning chargé. Il ne faut pas perdre de vue qu’en dictant vite, il y aura inévitablement plus d’inaudibles, de mots incertains, mal compris. Dans ce cas, l’opératrice de saisie est dans l’incapacité de remettre une transcription complète et un document « prêt à être imprimé ».

Chaque mot incompris, chaque passage de phrase inaudible seront repris sur base d’un time code qui renvoie à la dictée. L’expert avant de pouvoir disposer d’un document complet et conforme à sa dictée devra donc passer du temps à reprendre les passages de la dictée qui n’ont pu être transcrits.

Le temps, soit disant gagné lors d’une dictée rapide, sera largement perdu lors de la validation finale qu’il devra opérer.

Dans certains cas également et selon la tarification en vigueur, une vitesse d’élocution trop rapide pourra influencer le prix à la hausse. Il ne faut pas perdre de vue que derrière la dictée, il y a l’humain qui va assurer la transcription. Plus la dictée est rapide, plus sa compréhension est difficile donc plus de temps il faudra pour réaliser la transcription audio vers Word.

On peut donc valablement considérer que dicter plus vite est un mauvais calcul et que bien au contraire, cela ne fait pas gagner de temps.

Comment adopter le bon débit de paroles lors de la dictée ?

La règle est des plus simple : il suffit de dicter comme l’on parle normalement face à un interlocuteur. En prenant cette bonne habitude et en ne se laissant pas influencer par l’aspect du timing la dictée sera énoncée clairement. Le travail assuré par l’opératrice de saisie s’en trouvera d’une bien meilleure qualité.

3. La ponctuation

La question de savoir s’il faut dicter la ponctuation est une question qui est souvent posée par les experts et qui requiert quelques précisions.

La ponctuation est d’importance et elle apporte au texte toute sa parfaite compréhension. Pour certains experts, il peut être fastidieux de dicter toute la ponctuation, pour d’autres, c’est une question d’habitude.

D’une manière générale le fait d’obtenir une dictée qui est ponctuée va permettre à l’opératrice de saisie de transcrire le document sans le moindre doute. Le donneur d’ordre (avocat, médecin, expert immobilier…) aura donc sa dictée saisie et ponctuée dans le strict respect de ce qu’il attend.

Lorsque la dictée ne comprend pas la ponctuation, ce sera de la responsabilité de l’opératrice de saisie de l’intégrer lors de la transcription.

Lors d’une dictée non ponctuée, il est important que l’expert qui dicte puisse, de par son intonation et son débit de paroles, marquer les temps d’arrêt nécessaires à la mise en place de la ponctuation.

Le sens de la phrase ne permet pas toujours d’assurer la mise en place de la ponctuation. Il est donc important que, lors de la saisie audio, la secrétaire indépendante puisse se baser sur des éléments tels que l’intonation et le débit de l’expert.

4. Épeler si nécessaire

Chaque métier a sa propre terminologie. Ce que dicte un expert immobilier n’a rien à voir avec les propos tenus par un avocat ou un médecin.

Au sein de secrétariat indépendant, il y a plusieurs divisions qui sont propres à chaque secteur d’activités. Les opératrices qui travaillent au sein de la division médicale ont donc été spécialement formées au niveau de la terminologie médicale. Il en va de même pour celles travaillant au sein de la division juridique qui s’adresse plus aux avocats, huissiers de Justice, notaires. Un département plus technique est au service des experts immobiliers, experts d’assurance … Un département plus généraliste va traiter des sujets divers et variés.

D’une manière générale, lorsque l’expert utilise des noms communs ou noms propres (des marques par exemple), qui sont couramment utilisés dans sa terminologie, il n’est pas nécessaire de les épeler puisqu’ils font partie de la connaissance des opératrices de saisie.

Par contre, lorsque l’expert fait référence à des expressions peu courantes ou à des mots qu’il utilise très rarement, il peut être utile de les épeler. Cela facilite grandement le travail de transcription et cela évite dans certains cas d’avoir recours à la fonction « incertain ».

Pour ce qu’il en est des noms propres, lorsqu’ils sont connus (comme des noms de personnalités) ce n’est pas nécessaire de les épeler. En cas de doute, une recherche sur Google permet de maîtriser l’orthographe. Néanmoins, pour des noms propres de particuliers qui sont cités lors de dictées, c’est toujours préférable de les épeler.

5. Les accords

Les opératrices travaillant au sein de secrétariat indépendant et assurant la transcription des fichiers audio, maitrisent parfaitement le français et les règles grammaticales.

Il n’est donc pas utile de préciser, lors de la dictée, l’accord d’un participe passé ! Sur certains accords, comme le pluriel, il peut parfois subsister un doute. Le sens de la phrase permet généralement de privilégier le singulier ou le pluriel, mais pas toujours.

Lors d’une expertise, par exemple immobilière, l’expert voit et ensuite dicte. L’opératrice n’a que la dictée comme source d’informations. Dans une phrase du genre : nous constatons des dégâts au mur ou aux murs ? Il peut alors être utile que l’expert précise éventuellement qu’il faut mettre au pluriel « aux murs ».

Concernant le fait de dicter les accords, il n’y a pas de règle stricte, mais bien plus le bon sens.

En conclusion 

Une bonne dictée est l’assurance de documents Word conformes aux attentes des bénéficiaires.

Secrétariat indépendant s’efforce de remettre aux clients une saisie « prête à être imprimée ». Tout est mis en œuvre afin que la transcription réponde aux normes de la qualité attendue.