Choisir d’externaliser ses travaux de transcription audio peut totalement révolutionner le quotidien des entreprises, professionnels et même des étudiants. Parmi les plus grands avantages de déléguer ces travaux à un prestataire, il y a le gain de temps et l’assurance d’avoir une transcription précise et rapide.
Afin de tirer profit de l’externalisation de ce processus, il faudrait assurer chaque étape de la collaboration avec le transcripteur. Parmi les plus importantes, il y a l’envoi du fichier.
L’envoi de fichiers audio à un prestataire de transcription peut sembler simple. Cependant, il existe plusieurs étapes à suivre pour garantir une conversion audio en texte efficace. Ce processus est crucial pour obtenir une transcription fidèle et de qualité.
Aujourd’hui, nous allons vous partager les meilleures pratiques pour envoyer vos fichiers à votre prestataire de service de transcription.
I. Choisir le bon format audio
Lorsque vous envoyez des fichiers audio à un prestataire de transcription, le format audio dans lequel vous les enregistrez joue un rôle déterminant dans la qualité du résultat. Les formats les plus courants sont MP3, WAV, M4A et AIFF, chacun ayant ses avantages.
1. Format MP3
Ce format est populaire en raison de sa taille réduite, facilitant l’envoi de fichiers volumineux. Néanmoins, il peut perdre un peu de qualité audio en raison de la compression.
2. Format WAV
Ce format offre une meilleure qualité sonore, car il est non compressé. Cela est idéal pour un processus de transcription audio assuré, notamment lorsque les fichiers contiennent des accents ou des bruits de fond.
3. Nos conseils
Avant d’envoyer vos fichiers audio à votre service de transcription, il est important de déterminer ensemble le format le plus adapté à la transcription. Il faudrait donc tenir compte des possibilités de votre enregistreur numérique.
II. Préparer des fichiers clairs et lisibles
Avant d’externaliser la transcription de vos fichiers audio à votre prestataire, veillez à ce que l’enregistrement soit de bonne qualité. Les fichiers avec des bruits de fond ou des voix difficiles à entendre peuvent entraîner des erreurs de transcription.
Assurez-vous que l’audio est aussi clair que possible en enregistrant dans un environnement calme et en utilisant un microphone de qualité. Si votre enregistrement comporte plusieurs dictées distinctes faisant références à différents dossiers, il est préférable de le scinder en plusieurs fichiers audio. Cela facilitera le travail du prestataire et évitera les confusions entre les dossiers.
III. Exploiter les outils de partage de fichiers comme Wetransfer et Cloud
Lorsque vous devez envoyer de gros fichiers audio, l’utilisation de services comme Wetransfer ou des solutions Cloud devient essentielle. Ces outils permettent de partager facilement des fichiers volumineux avec votre transcripteur. Il n’y a aucun risque de perdre de la qualité.
1. Wetransfer
Ce service est idéal pour envoyer des fichiers audio volumineux, surtout si vous travaillez sur un projet ponctuel. Vous pouvez simplement télécharger vos fichiers et les envoyer par email.
En utilisant WeTransfer, vous réduisez les risques de corruption des fichiers pendant l’envoi, un problème qui peut survenir avec certains services de messagerie. De plus, vous pouvez suivre l’état de l’envoi et garantir que vos fichiers arrivent sans erreur.
L’utilisation de cette plateforme est absolument simple. Il vous suffit de vous rendre sur le site et d’y insérer votre fichier audio.
WeTransfer propose deux options d’envoi :
- Envoyer un transfert par e-mail : WeTransfer enverra un e-mail au destinataire avec un lien pour télécharger le fichier.
- Obtenir un lien de transfert : WeTransfer générera un lien que vous pourrez copier et partager manuellement avec le destinataire.
Il est bon à savoir que la version gratuite de WeTransfer permet d’envoyer des fichiers jusqu’à 2 Go. En outre, les fichiers envoyés via ce système sont disponibles pour téléchargement pendant 7 jours.
2. Cloud
Vous travaillez sur un projet à long terme ou avec plusieurs fichiers ? L’utilisation de services de stockage Cloud comme Google Drive, Dropbox ou OneDrive permet de centraliser vos fichiers et de faciliter leur partage avec le prestataire. De plus, ces plateformes offrent des options de sécurité et de sauvegarde pour éviter toute perte de données.
La possibilité de télécharger directement des fichiers audio depuis un Cloud ou une API intégrée facilite grandement l’envoi de plusieurs fichiers. Cela simplifie, par ailleurs, l’envoi récurrent de fichiers à un même prestataire.
IV. Spécifier la langue de transcription
La langue de transcription est un élément essentiel à prendre en compte avant d’envoyer vos fichiers audio. Il est crucial de préciser la langue ou même le dialecte si nécessaire. Ainsi, votre prestataire utilisera un système de reconnaissance vocale optimisé pour la langue concernée.
Par exemple, si vous envoyez des enregistrements en anglais avec des accents spécifiques ou des termes juridiques, il est important de spécifier cela à votre prestataire pour garantir une transcription précise.
Conclusion
L’envoi de fichiers audio à un prestataire de transcription nécessite une préparation soignée pour garantir une conversion audio en texte de qualité. En choisissant le bon format audio, en utilisant des services comme Wetransfer ou des solutions Cloud, vous optimiserez le processus de transcription.
Que ce soit pour des projets professionnels, des transcriptions juridiques, ou des transcriptions pour les étudiants et chercheurs, ces astuces vous aideront à obtenir un travail précis et rapide.
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