Externaliser pour mieux croître

L’externalisation, une stratégie de gestion adoptée par de nombreuses PME, représente un levier essentiel dans la quête d’efficacité administrative. Dans cet article, nous explorerons les avantages et les meilleures pratiques de l’externalisation dans le contexte de la gestion administrative des petites et moyennes entreprises, sans pour autant oublier les indépendants et professions libérales. Ces derniers disposent de moins de ressources en interne. Voici pourquoi externaliser ses tâches administratives. 

I- Les fondamentaux de l’externalisation administrative

Externaliser est une démarche qui demande une réflexion préalable afin d’en tirer les meilleurs atouts dans le cadre du développement de ses activités professionnelles. 

A. Externalisation : comprendre le sens du terme

L’externalisation consiste à confier certaines tâches à des prestataires externes plutôt que de les gérer en interne. Cette approche permet aux gestionnaires d’entreprises, comme aux indépendants et aux professions libérales, de se concentrer sur leur cœur de métier. 

Avant toute démarche d’externalisation, il est nécessaire de déterminer au sein de l’entreprise les missions qu’il est profitable de confier à un secrétaire indépendant. Également, dans le cadre du choix de ce prestataire, il y a lieu d’analyser l’offre de service afin qu’elle soit en adéquation avec les attentes de l’entreprise.

B. Les tâches administratives propices à l’externalisation

Certaines tâches administratives, telles que :

• la transcription de fichiers audio en document Word,

• la comptabilité et la facturation,

• la modération de forum,

• la relation client (community management),

• l’archivage et la gestion de documents.

se prêtent particulièrement bien à l’externalisation.

1. La transcription audio au format Word : un gain de temps appréciable

Il s’agit là d’une tâche qui si elle est essentielle est fortement chronophage et que l’on peut facilement externaliser à moindre coût. Pour des raisons aussi diverses que variées, il peut être nécessaire de disposer de documents écrits qui reprennent :

• des comptes rendus de réunion, de conférences, de cours,

• des protocoles médicaux,

• des expertises immobilières, techniques,

• mais tout autant de la correspondance, des échanges, des conclusions juridiques.

Depuis plus de 15 ans, les équipes spécialisées composées de dactylos et de relecteurs œuvrent au sein du Groupe Raznor Services, division Secrétariat-indépendant. Elles sont à la disposition des clients pour leur fournir un travail de qualité, dans le respect des délais et de la confidentialité.

2. Comptabilité et Facturation : optimiser la gestion financière

Externaliser la comptabilité et la facturation permet une gestion financière plus efficace, garantissant une conformité et une précision accrues. Les plus petites structures qui se concentrent essentiellement sur leur métier peuvent, à certains moments, suite à un surcroit de travail, se trouver en retard de facturation et du suivi des paiements. Cela va engendrer un manque de trésorerie, préjudiciable au bon fonctionnement de l’activité. Savoir qu’un prestataire externalisé assure ce travail est la garantie d’une gestion comptable à jour.

3. Relation Client : externalisation des services pour une relation client optimale

Externaliser la gestion de la relation client va au-delà de la simple délégation de tâches. Cela implique de confier cette responsabilité à des experts dédiés qui comprennent les besoins et les attentes des clients. Une externalisation efficace dans ce domaine peut renforcer la satisfaction client, élément crucial pour la croissance des entreprises et des professionnels. Dans l’air de l’hyper communication, le client attend une réponse rapide et conforme à ses attentes. Il a besoin d’être compris et c’est là tout le rôle du community manager.

Que le client soit face à une société d’importance, une PME ou en contact avec un indépendant ou un professionnel de la santé, du droit, un expert technique, immobilier … il attend la même réactivité de ce dernier. Il est coûteux mais néanmoins essentiel de s’adjoindre les services d’un community manager en réponse aux attentes des clients. Ce service peut très bien s’externaliser à moindre coût, mais sans sacrifier à la qualité, auprès d’un secrétariat indépendant.

4. Archivage et gestion des documents : une externalisation pour une meilleure organisation

L’externalisation de l’archivage et de la gestion documentaire offre bien plus qu’une simple réduction de paperasse. Elle apporte une méthodologie structurée, garantissant un accès rapide et efficace aux informations cruciales. Cette approche contribue à une organisation sans faille des documents, minimisant les risques d’erreurs et facilitant les audits.

II- Les avantages stratégiques de l’externalisation

L’intégration du processus d’externalisation apporte à l’entreprise plus de souplesse dans sa gestion quotidienne.

A. Flexibilité et Réactivité : 

L’adaptabilité aux fluctuations d’activité l’externalisation offre une flexibilité permettant de s’ajuster aux variations d’activité. Cette réactivité est essentielle pour maintenir une performance optimale.

B. Gestion des Ressources Humaines : recentrer les compétences internes

Externaliser les tâches administratives permet de libérer les ressources internes pour des missions plus stratégiques. Plutôt que de surcharger les équipes internes avec des responsabilités administratives, les PME peuvent optimiser leur structure et exploiter pleinement les compétences de leur personnel.

Les plus petites entreprises, les indépendants ainsi que les professions libérales disposent en général de peu de ressources humaines. Si celles-ci sont défaillantes, cela peut directement mettre en péril l’activité même du prestataire. Avoir l’assurance de pouvoir disposer  immédiatement et sans une procédure longue et pénible, de prestataires déjà formés, compétents et intègres est le challenge que secrétariat-indépendant relève chaque jour.

C. Réversibilité : possibilité de reprendre le contrôle des tâches externalisées

La réversibilité, souvent négligée, offre aux PME la possibilité de rapatrier certaines fonctions en interne si les circonstances l’exigent. Cette option stratégique permet d’ajuster la structure opérationnelle en fonction des évolutions du marché ou des besoins internes. En d’autres termes, si aujourd’hui vous en avez le besoin, vous pouvez compter sur l’assistance d’un prestataire externalisé, ce qui ne vous engage en rien sur le futur.

III- Pour un processus d’externalisation fructueux

Une externalisation réussie passe inévitablement par la compétence du prestataire mais tout autant par sa volonté d’apporter toute son expertise dans un climat constructif et d’épanouissement des deux parties.

A. Sélection des prestataires externes

La sélection de prestataires externes de confiance repose sur des critères rigoureux. Une approche collaborative dans le processus de sélection renforce la cohérence des objectifs. Le choix de prestataires externes compétents est un processus crucial. Considérez la réputation, les compétences spécifiques à votre secteur d’activité et la capacité d’adaptation. Au-delà des compétences techniques, la compréhension des valeurs de l’entreprise est essentielle.

La flexibilité et la réversibilité devraient également être au cœur de la décision, assurant ainsi une collaboration harmonieuse à long terme. La présence depuis de nombreuses années du prestataire externalisé est sans conteste un gage de fiabilité et de sérieux reconnus par les clients. Secrétariat-indépendant est le partenaire privilégié de nombreux clients. Depuis plus de 15 ans des gestionnaires d’entreprise, PME, mais également des indépendants et professions libérales lui font confiance.

B. Gestion des relations pour une collaboration efficace

Favoriser une communication ouverte et régulière avec les prestataires externes est la clé d’une collaboration fructueuse. Des réunions régulières, des rapports transparents et une approche proactive résolvent rapidement les problèmes potentiels, établissant ainsi une relation solide.

C. La valeur ajoutée d’une relation de confiance

Une relation de confiance avec les prestataires externes va au-delà de l’efficacité opérationnelle. Cela ouvre la voie à des collaborations innovantes, à une résolution rapide des problèmes et à une compréhension approfondie des besoins spécifiques, apportant ainsi une valeur ajoutée significative.

IV- Les stratégies de déléguer certaines tâches administratives

Le recours à l’externalisation s’inscrit dans une volonté de réactivité face aux besoins que doit gérer l’entreprise.

A. Externaliser les tâches administratives ponctuelles

Pour des besoins spécifiques ou des projets temporaires, l’externalisation des tâches administratives ponctuelles offre une solution flexible. Cela permet aux gestionnaires de bénéficier d’une expertise spécialisée sans compromettre la stabilité de leur structure interne.

B. Externalisation sur le long terme 

Planifier l’externalisation sur le long terme nécessite une analyse approfondie des besoins opérationnels. Cette approche permet une collaboration plus étroite avec les prestataires, favorisant une compréhension approfondie des processus et l’atteinte des objectifs à long terme de l’entreprise.

V- Externalisation et innovation technologique

Face aux évolutions de la communication, la distance n’est plus un frein à une externalisation réussie.

A. Solutions informatiques et technologiques

L’intégration de solutions informatiques modernes par les prestataires externes améliore l’efficacité opérationnelle. Des outils tels que les logiciels de gestion et les plateformes collaboratives garantissent une communication transparente et une exécution efficace des tâches administratives.

B. L’offshore dans l’externalisation : opportunités et considérations

L’exploration des opportunités offertes par l’externalisation offshore nécessite une évaluation minutieuse des avantages économiques par rapport aux considérations liées à la distance et à la différence culturelle. Une gestion efficace de ces aspects peut conduire à des économies significatives et à une performance améliorée.

Ceci étant…

Partenaire incontournable, le secrétariat indépendant, fait partie intégrante du processus de développement de l’activité des prestataires, qu’ils soient indépendants, professions libérales ou société.

A. Bilan des avantages de l’externalisation dans la gestion administrative des PME

Lorsqu’on évalue les avantages de l’externalisation dans la gestion administrative des PME, plusieurs éléments clés émergent. Tout d’abord, la flexibilité offerte par l’externalisation permet aux entreprises de s’adapter rapidement aux fluctuations du marché. En externalisant certaines tâches administratives, les PME peuvent ajuster leurs ressources en fonction des besoins réels, évitant ainsi une surcharge ou des sous-effectifs.

De plus, la réactivité est un élément crucial de la gestion administrative moderne. En externalisant des fonctions spécifiques, les PME peuvent bénéficier de l’expertise immédiate de prestataires spécialisés, accélérant ainsi les processus et améliorant la réactivité aux demandes du marché.

La réversibilité, souvent sous-estimée, donne aux PME une flexibilité stratégique. La possibilité de reprendre en interne certaines tâches externalisées offre une agilité précieuse dans un environnement commercial en constante évolution. Cette option stratégique donne aux entreprises la liberté de réévaluer et d’ajuster leur approche opérationnelle en fonction des besoins changeants.

Enfin, le gain de temps résultant de l’externalisation permet aux PME de se concentrer sur leur cœur de métier. En déléguant les aspects administratifs à des prestataires externes compétents, les entreprises peuvent allouer davantage de ressources à l’innovation, au développement commercial, et à d’autres activités génératrices de revenus.

B. Encourager une approche réfléchie dans la décision d’externaliser

En conclusion, bien que l’externalisation offre de nombreux avantages, il est essentiel pour les PME d’adopter une approche réfléchie dans la décision d’externaliser. Il est impératif de définir clairement les objectifs à court et à long terme, d’identifier les tâches spécifiques à externaliser, et de sélectionner des prestataires externes fiables.

La décision d’externaliser ne doit pas être prise à la légère. Une évaluation minutieuse des coûts, des avantages et des risques doit être effectuée. Cela inclut la compréhension des implications légales, des considérations liées à la confidentialité, et la recherche de partenaires externes partageant les mêmes valeurs.

En conclusion