Mieux comprendre le processus de transcription audio

I- Comprendre la transcription audio

La transcription audio, un service essentiel dans notre monde hyper connecté, implique la conversion d’enregistrements vocaux en un texte structuré et accessible. Cette section vise à détailler les différents aspects de la transcription audio, ses types, et ses multiples applications.

Types de transcription audio

De nos jours, il existe plusieurs formes de transcription audio, dont principalement : verbatim et intégrale, extenso et littérale.

Verbatim et intégrale : La transcription verbatim capture chaque mot, y compris les hésitations, les répétitions et les bruits de fond. L’intégrale, quant à elle, se concentre sur la fidélité au discours original, mais sans les interruptions et les tics de langage.

Extenso et littérale : La transcription extenso reprend le discours mot pour mot, tandis que la littérale peut inclure une certaine reformulation pour la clarté, sans altérer le sens original.

Autres Formes : Le sous-titrage, important pour les vidéos, et le titrage, qui implique la création de titres basés sur le contenu audio, sont également des formes de transcription.

Applications de la transcription audio

Des secteurs comme la santé (transcription médicale), le juridique (transcription d’audiences ou de témoignages), l’éducation (cours et conférences), et les médias (podcasts, vidéos YouTube) utilisent largement la transcription audio.

Celle-ci est vitale pour rendre le contenu accessible aux personnes sourdes ou malentendantes, jouant ainsi un rôle crucial dans l’inclusion et l’égalité d’accès à l’information.

II- Les outils et techniques de transcription

La transcription audio ne se limite pas à un simple processus d’écriture. Elle implique l’utilisation de divers outils et techniques pour garantir précision et efficacité. Cette section explore les équipements essentiels, les méthodologies et les défis techniques de la transcription.

Matériels et logiciels nécessaires 

Ci-dessous les équipements spécifiques utiles pour un processus de transcription audio réussi.

Matériels d’enregistrement : Des appareils comme les dictaphones et les microphones de qualité sont fondamentaux pour capturer clairement l’audio. Dans un précédent article sur le guide d’achat d’enregistreur pour les professionnels, nous avons abordé la question du choix d’un enregistreur numérique répondant aux attentes des professionnels.

Pédaliers et contrôleurs : Les pédaliers permettent aux transcripteurs de contrôler la lecture audio (play, pause, rewind) sans utiliser leurs mains, optimisant ainsi la vitesse de transcription.

Logiciels de reconnaissance vocale : Des outils comme Dragon Naturally Speaking et d’autres logiciels de reconnaissance vocale transforment la parole en texte, accélérant le processus initial de transcription.

Techniques de saisie et de transcription

Il existe plusieurs façons de mener un processus de transcription audio.

Transcription manuelle : La saisie manuelle par des rédacteurs expérimentés reste la méthode la plus précise, surtout pour les contenus complexes ou spécialisés.

Saisie vocale et dictée numérique : Ces méthodes permettent de transcrire directement la parole en texte via des logiciels dédiés, utiles pour des transcriptions rapides ou pour les personnes ne pouvant pas taper.

Formats de fichiers et supports : La transcription doit être adaptable à divers formats (texte, braille, sous-titres) et supports (audio, vidéo), nécessitant une connaissance approfondie de divers outils de traitement de texte et de mise en page.

Gestion de la qualité et de l’exactitude des informations

Un bon processus de transcription audio se caractérise par une gestion optimale des différentes informations.

• Traitement des termes techniques et noms propres

Une attention particulière doit être accordée à la transcription correcte des termes spécifiques et des noms propres, souvent à l’origine d’erreurs dans les transcriptions automatisées. Consulter Google ou d’autres moteurs de recherche peut s’avérer nécessaire afin de dissiper d’éventuels doutes ou trouver une information spécifique.

• Révision et relecture

Une étape cruciale pour s’assurer de l’absence d’erreurs et de la cohérence du texte transcrit avec l’enregistrement original.

Au sein de Secrétariat Indépendant, chaque travail fait l’objet d’une double relecture. Tout d’abord l’opérateur ou l’opératrice de saisie assure sa propre relecture après la dactylographie. Le texte est ensuite relu et validé par un contrôleur ou une contrôleuse de qualité avant livraison chez le client.

• Mise en page et formatage 

Une transcription bien structurée et formatée améliore sa lisibilité et son utilité, notamment pour les documents professionnels ou officiels. Il est important que le texte soit transcrit selon le modèle du client. La politique au sein de Secrétariat Indépendant est de fournir un texte de qualité que le client n’a plus qu’à imprimer.

III- Les défis de la transcription audio

La transcription audio, malgré les progrès technologiques, reste parsemée de défis uniques et complexes. Cette section examine les principaux obstacles rencontrés lors du processus de transcription et les stratégies pour les surmonter.

Gérer la qualité audio et les accents

La transcription peut être compliquée par une mauvaise qualité d’enregistrement :

• Problèmes de qualité audio : Les enregistrements de mauvaise qualité, bruyants ou distants, posent de sérieux défis, rendant difficile la saisie précise des mots.
• Diversité des accents et dialectes : Les accents variés et les dialectes régionaux peuvent compliquer la compréhension et la transcription exacte, nécessitant des transcripteurs ayant une connaissance approfondie de ces nuances linguistiques.

L’amélioration de la qualité d’enregistrement, l’utilisation de logiciels de réduction du bruit, et le recours à des transcripteurs spécialisés dans certains accents ou dialectes sont des approches efficaces. À ce sujet, il peut être opportun de s’en référer à notre article sur les conseils pour dicter avec un enregistreur numérique.

Secrétariat Indépendant ne manque pas d’informer ses clients sur la nécessité de remettre des enregistrements d’une bonne qualité audio. Le personnel ayant en charge la saisie, la relecture et la validation a bénéficié d’une scolarité en français. Madagascar en tant qu’ancienne colonie française est très proche de la culture francophone, sans pour autant perdre sa propre identité  et ses richesses culturelles. 

Traitement des termes techniques et des noms propres

Termes spécifiques : Les enregistrements dans des domaines comme le médical, le juridique ou le technique contiennent souvent des termes spécialisés. Ces éléments peuvent être mal interprétés ou mal transcrits.

Noms propres : Les noms de personnes, de lieux et de marques spécifiques nécessitent une grande attention pour garantir leur exactitude.

La formation continue des transcripteurs dans des domaines spécialisés et une recherche approfondie pour les noms propres sont essentielles pour maintenir la précision.

Plusieurs divisions intègrent le Groupe Raznor Service S.A dont Secrétariat Indépendant fait partie à part entière. Conscient que chaque métier à ses spécificités, ses vocabulaires, ses habitudes, il est primordial de faire appel lors de la transcription audio à du personnel ayant une parfaite maitrise des sujets traités.

Comprendre les nuances linguistiques et culturelles

Subtilités du langage : Les idiomes, les expressions régionales et les nuances culturelles peuvent être difficiles à transcrire fidèlement.

Contexte culturel : La compréhension du contexte culturel est essentielle pour transcrire correctement les références et les allusions spécifiques.

Il est ainsi idéal d’employer des transcripteurs avec une connaissance approfondie de la culture et du contexte linguistique concerné, ainsi qu’une formation continue en linguistique.

Comme nous l’avons évoqué, si le centre de production de Secrétariat Indépendant est situé à Madagascar, ce n’est pas le fruit du hasard. Même si plus de 10.000 km sépare Madagascar de la France et de la Belgique, il n’en demeure pas moins une convergence de compétences. Une direction Belgo-Malgache est le parfait trait d’union entre les attentes des clients francophones et la mise en valeur des capacités du personnel de transcription.

Équilibre entre vitesse et précision

Maîtriser la vitesse de transcription avec la précision est un défi, surtout lorsqu’il s’agit de contenus longs ou complexes.

Délais de transcription : Dans la plupart des cas, la transcription audio doit être rapide sans compromettre la qualité.

Maintenir la précision : Accélérer le processus peut conduire à des erreurs ou des omissions.

Il est essentiel d’avoir une bonne gestion à la fois des dictées (les fichiers audio) comme de la mise en production. Le client doit avoir pour habitude de transmettre régulièrement son travail pour qu’il puisse être mis en production en temps voulu.

Secrétariat Indépendant a mis en place une traçabilité des fichiers afin d’éviter toute perte de temps, d’oubli ou de retard dans le traitement de ceux-ci.

Maintien de la sécurité et de la confidentialité des données

Sensibilité des informations : De nombreux enregistrements contiennent des informations confidentielles ou sensibles.

Respect de la vie privée : Il est impératif de garantir la confidentialité des données traitées.

Il convient alors de mettre en place des protocoles de sécurité stricts, des accords de non-divulgation, et utiliser des plateformes sécurisées pour le transfert de fichiers.

Secrétariat Indépendant est bien conscient du caractère confidentiel des informations traitées et de la confiance accordée par ses clients. Chaque membre du personnel signe un engagement de confidentialité avec tolérance « zéro ». Au moindre manquement à cette règle fondamentale, c’est le renvoi immédiat. Heureusement cela ne s’est jamais produit.

Le personnel est également formé au respect des règles de la confidentialité. Des dossiers sensibles, comme dans le cadre de la recherche technologique, médicale, peuvent être scindés entre plusieurs intervenants afin qu’ils ne puissent avoir une vue d’ensemble.

Les 10.000 km qui séparent généralement le personnel de transcription et les clients sont aussi un gage de sécurité. Il y a peu de chance que l’intervenant soit intéressé ou impliqué dans le contenu qu’il transcrit ou qu’il valide.

Conclusion

La transcription audio nécessite bien plus que la simple capacité à écouter et à écrire. Elle exige une compréhension approfondie des nuances linguistiques, une maîtrise des défis techniques, et un engagement envers la précision et la confidentialité. La réussite dans ce domaine repose sur la capacité à naviguer efficacement à travers ces défis, en s’appuyant sur une combinaison de compétences humaines spécialisées et de technologies avancées.