Enregistrer un entretien d’embauche : tout ce qu’il faut savoir

1. Une pratique autorisée mais…

Enregistrer un entretien d’embauche est une pratique autorisée dans certaines circonstances, mais strictement encadrée par la loi. En Belgique et en France comme dans de nombreux pays d’Europe, le RGPD (Règlement Général sur la Protection des Données) et la loi informatique et libertés imposent des règles précises. Celles-ci garantissent la confidentialité et le respect de la vie privée des candidats.

Le point clé est le consentement. Un enregistrement audio d’un entretien sans le consentement du candidat est illégal et peut entraîner de lourdes conséquences juridiques. L’article 6 du RGPD stipule que le traitement de données personnelles (dont un enregistrement audio fait partie) doit reposer sur une base légale claire. Il y a principalement le consentement écrit et informé de la personne concernée. 

De plus, il est important de préciser à quoi les enregistrements seront destinés. S’agit-il d’analyse, de formation interne ou de référence pour des étapes futures du recrutement collaboratif.

2. Bonnes raisons pour lesquelles enregistrer les entretiens

Malgré les contraintes juridiques, l’enregistrement des entretiens d’embauche présente de nombreux avantages. Voici quelques raisons pertinentes d’y procéder :

• Prise de notes améliorée : Lors d’un entretien, il est parfois difficile de noter tous les points clés. Les enregistrements permettent de revérifier des réponses précises.
• Analyse approfondie : Un enregistrement permet de détecter des nuances dans les réponses, comme le ton ou les pauses, qui pourraient échapper à une simple écoute.
• Transparence et impartialité : Dans un processus de recrutement collaboratif, partager les enregistrements avec d’autres décideurs peut éviter les biais et favoriser des décisions plus justes.
• Formation interne : Les recruteurs juniors peuvent utiliser ces enregistrements pour apprendre des bonnes pratiques.
• Documentation à des fins professionnelles : En cas de contestation, les enregistrements peuvent servir de preuve de l’égalité des chances offertes à chaque candidat.

Pour tirer profit de ces avantages de l’enregistrement d’entretien d’embauche, il est impératif d’agir dans le respect des règles.

3. Les limites de l’enregistrement d’entretiens d’embauche

Bien que cette pratique soit utile, elle comporte des risques et des limites à ne pas négliger :

• Aspect juridique : Comme mentionné, enregistrer un entretien sans consentement est interdit. Un enregistrement audio sans consentement peut mener à des sanctions pénales.
• Risque de perte de données : Si les fichiers audio ne sont pas stockés de manière sécurisée, cela peut compromettre la protection des données personnelles.
• Impact sur le candidat : Savoir que l’entretien est enregistré peut rendre certains candidats mal à l’aise, ce qui pourrait biaiser leurs réponses.
• Confidentialité : Une fuite d’informations pourrait nuire à la réputation de l’entreprise.

Ainsi, les entreprises doivent peser les avantages et les inconvénients avant de se lancer dans l’enregistrement des entretiens d’embauche.

4. Bonnes pratiques pour enregistrer les entretiens

Pour que cette pratique soit bénéfique et conforme aux réglementations, voici quelques recommandations :

• Informer et obtenir le consentement : Avant de commencer l’enregistrement, expliquez clairement son objectif au candidat et obtenez son accord par écrit.
• Limiter l’utilisation : Les enregistrements ne doivent être utilisés qu’à des fins professionnelles clairement définies.
• Assurer la sécurité des données : Stockez les fichiers audio dans un système sécurisé conforme aux normes RGPD, avec des accès restreints.
• Planifier une durée de conservation : Définissez une période précise pour conserver les enregistrements (par exemple, 6 mois après la fin du recrutement).
• Limiter les personnes ayant accès : Restreignez l’accès aux responsables directement impliqués dans le processus.
• Sensibiliser le personnel : Informez les équipes RH des conséquences juridiques et bonnes pratiques en matière de traitement des données personnelles.

Ces méthodes permettent d’intégrer l’enregistrement audio dans le processus de recrutement, tout en préservant la confiance des candidats.

5. Transcrire les enregistrements pour une meilleure prise de décision

Une fois les entretiens enregistrés, les transcrire peut être une étape cruciale pour maximiser leur utilité. Voici pourquoi :

• Gain de temps : Lire une transcription est souvent plus rapide que d’écouter un enregistrement.
• Référence pour les étapes futures : Les transcriptions offrent un support clair pour discuter des candidats avec d’autres décideurs.
• Analyse approfondie : Une transcription verbatim permet de revoir les questions d’entretien d’embauche et les réponses sans réinterprétation.
• Formation et amélioration continue : En utilisant les transcriptions pour analyser les entretiens passés, les recruteurs peuvent améliorer leurs techniques.

Faire appel à des professionnels de la retranscription des entretiens permet de garantir une qualité optimale tout en respectant la confidentialité des données. Cela est particulièrement bénéfique pour les entreprises souhaitant structurer leurs processus de recrutement.

Conclusion

L’enregistrement audio des entretiens d’embauche est une pratique autorisée sous certaines conditions. Elle nécessite une gestion rigoureuse pour respecter les obligations légales et assurer la protection des données. 

Lorsqu’elle est bien mise en œuvre, elle offre de nombreux avantages, notamment en facilitant l’analyse et la documentation des entretiens. Pour optimiser ces enregistrements, leur transcription constitue une étape essentielle. Cela renforce la qualité et l’efficacité du processus de recrutement. En appliquant les bonnes pratiques, les entreprises peuvent tirer parti de cette méthode, tout en inspirant confiance aux candidats.