Janvier 2026 approche. La facturation électronique BtoB devient obligatoire en Belgique. Cette réforme s’inscrit dans une dynamique européenne. La digitalisation des échanges commerciaux s’accélère. Toutes les entreprises belges sont concernées.
Vous êtes un professionnel belge ? Un gestionnaire d’entreprise ? Anticipez cette transition numérique. L’e-facturation est une obligation légale. Mais elle offre aussi de réels avantages. Préparez-vous dès maintenant. Décryptage à suivre.
En quoi consiste exactement la facturation électronique ?
La facturation électronique ou e-facturation ne se limite pas à l’envoi d’une facture par e-mail en PDF. Il s’agit d’un processus de facturation entièrement dématérialisé, qui consiste à émettre, transmettre, recevoir et traiter les factures dans un format électronique structuré, via des canaux sécurisés.
Concrètement, une facture électronique est créée dans un logiciel de facturation électronique, envoyée automatiquement via une plateforme, Peppol. Elle est réceptionnée par le client sous forme lisible par son propre logiciel. Cela ne nécessite pas d’impression ou de traitement manuel. Ce système garantit l’intégrité, l’authenticité et la traçabilité des factures numériques. Ainsi, leur processus d’encodage comptable et leur archivage sont facilités.
La dématérialisation des factures constitue donc une avancée bien plus technique que le simple passage au format numérique. Elle implique une automatisation du processus de facturation dans un environnement interconnecté et sécurisé.
À qui s’adresse cette obligation en Belgique ?
Depuis plusieurs années, la facturation électronique est déjà obligatoire pour les marchés publics. Mais à compter du 1er janvier 2026, la Belgique franchit un nouveau cap. Toutes les entreprises établies en Belgique devront obligatoirement envoyer et recevoir des factures électroniques dans le cadre des échanges commerciaux avec d’autres entreprises (B2B).
Cela concerne donc :
- Les PME, micro-entreprises, les travailleurs indépendants et professions libérales
- Les grandes entreprises
- Les entreprises étrangères ayant d’un siège en Belgique ou effectuant des activités soumises à la TVA belge.
Les factures émises devront avoir un format électronique structuré (comme UBL ou CII). Il faudrait que celui-ci soit compatible avec les exigences du réseau Peppol, qui est le standard européen en matière de facturation électronique.
Quels sont les apports de la facturation électronique ?
Au-delà de son caractère obligatoire, la facturation électronique présente de nombreux bénéfices pour les entreprises en Belgique, à savoir :
✅ Simplification administrative
La dématérialisation des factures réduit les tâches manuelles. Cela évite donc les diverses erreurs de saisie et contribue à l’accélération des échanges de documents. Elle améliore le suivi des processus de paiements et le rapprochement avec les bons de commande.
✅ Gain de temps et de fiabilité
L’automatisation du processus de facturation permet de gagner du temps sur l’édition, l’envoi, la réception et l’encodage comptable. Les délais de traitement sont réduits, ce qui favorise une meilleure trésorerie.
✅ Réduction des coûts
Fini les impressions, les envois par voie postale et le stockage conséquent de papiers. L’e-facturation minimise les dépenses liées à la gestion administrative, particulièrement si vous optez pour une externalisation administrative ou un secrétariat externalisé.
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✅ Meilleure conformité légale
Les logiciels de facturation électronique assurent le respect des normes en vigueur, notamment en matière de TVA, de traçabilité et de sécurisation des données.
✅ Transition écologique
L’utilisation des factures numériques contribue à la réduction de l’empreinte environnementale de votre activité. Le processus limite l’utilisation du papier et les envois physiques.
Comment réussir sa transition vers l’e-facturation ?
Adopter le processus de facturation électronique nécessite une préparation en amont. Voici quelques étapes clés pour accompagner cette transition sereinement :
➤ Faire le point sur vos outils actuels
Analysez vos méthodes de facturation existantes. Utilisez-vous un logiciel de facturation adapté ? Est-il compatible avec le format structuré exigé par la législation belge ? Peut-il se connecter au réseau Peppol ?
Si ce n’est pas le cas, il faudra envisager une mise à jour ou le changement de solution pour un logiciel de facturation électronique conforme aux normes.
➤ Former vos équipes
Il est fondamental que vous organisiez une formation pour les utilisateurs internes à la gestion des e-factures. Il faudrait aussi les sensibiliser aux changements dans le processus de facturation. Cela vous permet donc de garantir une transition fluide et sans blocage.
➤ Externaliser certaines tâches administratives
Pour les entreprises qui souhaitent rester concentrées sur leur cœur de métier, il peut être pertinent d’externaliser la facturation ou de recourir à un secrétariat externalisé. Ce prestataire de services peut prendre en charge :
- l’émission et l’envoi des factures électroniques,
- l’encodage comptable,
- la gestion des demandes de paiement,
- ou encore la prise en charge des formalités liées à la comptabilité et à la facturation.
C’est une solution flexible et économique, en particulier pour les petites structures.
➤ Anticiper les échéances légales
Ne pas attendre la dernière minute. En anticipant dès maintenant la généralisation de la facturation électronique au 1er janvier 2026, vous aurez le temps de tester les outils. Vous pourrez corriger les éventuels bugs et d’adapter vos processus métier.
Conclusion
La facturation électronique obligatoire en Belgique ne doit pas être perçue comme une contrainte, mais comme une opportunité de modernisation. En adoptant dès à présent les bons outils et en s’entourant des bons partenaires, chaque entreprise belge peut tirer profit de cette évolution pour fluidifier sa gestion, renforcer sa conformité légale et gagner du temps.
N’attendez pas la dernière ligne droite pour entamer cette transition.
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